Onde o tempo se perde no escritório de família: quatro perdas e a decisão que fecha cada uma

Cada uma das quatro perdas abaixo consome horas que já foram vendidas ao cliente, e todas se fecham com uma decisão tomada uma única vez, aplicada dali em diante a todos os casos. A ordem é a da operação, da triagem ao protocolo.

Perda 1 · O caso que entra e precisa ser devolvido

O art. 15, § 6º do Estatuto da Advocacia veda que advogados sócios de uma mesma sociedade profissional representem em juízo clientes de interesses opostos. O Código de Ética e Disciplina vai além do vínculo societário:

"Art. 19. Os advogados integrantes da mesma sociedade profissional, ou reunidos em caráter permanente para cooperação recíproca, não podem representar, em juízo ou fora dele, clientes com interesses opostos."

A expressão final alcança o arranjo mais comum na banca de cidade média, em que dois ou três profissionais dividem sala, estrutura e clientela sem sociedade registrada. Para efeito de conflito, essa reunião permanente pesa como sociedade.

O art. 22 acrescenta a hipótese que aparece com frequência em família, a de quem já interveio antes no mesmo assunto: cumpre ao advogado abster-se de patrocinar causa contrária à validade de ato jurídico "em cuja formação haja colaborado ou intervindo de qualquer maneira", e declinar o impedimento próprio ou o da sociedade que integre quando o conflito nascer de intervenção anterior. O escritório que redigiu o pacto antenupcial do casal, ou que montou a holding familiar, está descrito ali.

Descoberto tarde, o conflito custa a renúncia, e o art. 20 descreve o desfecho: sobrevindo conflito entre constituintes, cabe ao advogado optar por um dos mandatos, "renunciando aos demais, resguardado sempre o sigilo profissional". Sai do escritório o trabalho já feito, e permanece o dever de silêncio sobre o que se ouviu do outro lado.

A decisão que fecha esta perda custa cinco minutos por caso novo: uma lista de partes, cônjuges, empresas familiares e casos anteriores, consultada antes da primeira reunião, com o cruzamento feito pelo nome de todos os envolvidos, e sem depender da memória de quem atende. A conversa sobre custeio entra no mesmo momento, porque gratuidade requerida, honorários contratados e expectativa de sucumbência desenham processos diferentes, conforme a página da gratuidade e a página dos honorários em ações de família.

Perda 2 · O prazo recalculado toda semana

Contar prazo do zero a cada intimação é a perda mais silenciosa da rotina, porque o tempo gasto some dentro de outra tarefa. O Código resolve a contagem em quatro dispositivos, e o trabalho consiste em aplicá-los sempre da mesma forma.

O art. 224 fixa a mecânica: os prazos correm "excluindo o dia do começo e incluindo o dia do vencimento", com o § 2º considerando data de publicação o primeiro dia útil seguinte ao da disponibilização no Diário da Justiça eletrônico, e o § 3º mandando a contagem começar no primeiro dia útil que seguir ao da publicação. O art. 219 restringe a contagem em dias úteis aos prazos processuais, de modo que prazo de direito material, como o de anulação de casamento, corre em dias corridos.

O dia do começo varia conforme o modo pelo qual a parte foi comunicada, e o art. 231 lista as hipóteses. Quatro delas cobrem quase tudo em família:

O art. 220 suspende o curso do prazo processual entre 20 de dezembro e 20 de janeiro, inclusive, e o § 2º impede audiências e sessões de julgamento no período, o que faz de janeiro o mês em que o escritório de família trabalha o acervo em vez do protocolo. E o § 2º do art. 229 retira o prazo em dobro dos litisconsortes com procuradores distintos nos processos em autos eletrônicos: um inventário com quatro herdeiros representados por bancas diferentes, em processo eletrônico, corre em prazo simples.

Quando a lei silencia e o juiz deixa de fixar prazo, o § 3º do art. 218 dá cinco dias para o ato a cargo da parte, e o § 4º garante a tempestividade do ato praticado antes do termo inicial. A decisão que fecha esta perda é uma folha de contagem por processo, com a modalidade da comunicação anotada no dia em que ela ocorre, porque é a modalidade que determina o resto. Os prazos de direito material, que seguem lógica própria, estão reunidos na página da prescrição e decadência.

Perda 3 · O modelo que envelhece dentro da pasta

Peça reaproveitada é o maior ganho de tempo disponível em família, onde as estruturas se repetem, e a perda correspondente aparece na citação que envelhece dentro do modelo sem aviso. Tese muda de situação no tribunal, enunciado é cancelado por enunciado posterior, e lei nova altera a premissa do parágrafo que ninguém releu.

O inciso XIV do art. 34 do Estatuto trata como infração disciplinar deturpar o teor de dispositivo de lei, de citação doutrinária ou de julgado, e a citação desatualizada colada de modelo antigo caminha nessa direção sem intenção alguma de quem a repetiu.

A decisão aqui é de arquivo: cada modelo carrega, no próprio corpo, a data da última conferência das citações que ele contém, e essa data governa a reconferência antes do reúso. O método de conferir cada tipo de afirmação está na página da verificação de precedentes, e o que fazer quando a conferência devolve ausência de tese, na página da jurisprudência lotérica.

Perda 4 · A conferência empurrada para a véspera

O inciso V do art. 34 do Estatuto descreve como infração disciplinar:

"assinar qualquer escrito destinado a processo judicial ou para fim extrajudicial que não tenha feito, ou em que não tenha colaborado"

A palavra que sustenta a delegação legítima é a última, e ela pede participação efetiva na construção da tese, acima da leitura apressada feita no dia do protocolo.

O mesmo dever alcança quem delega dentro do escritório: a revisão de quem assina é integral, e alcança o trabalho produzido por associado, contratado ou estagiário.

Empurrar essa revisão para a véspera concentra na pessoa mais cara do escritório o trabalho que poderia ter sido distribuído ao longo da semana. A decisão que fecha a perda separa a busca da conferência: a busca se delega, com o resultado entregue já em forma auditável, e a conferência pertence a quem assina, feita contra a base oficial. O percurso completo, com a saída definida de cada etapa, está na página do fluxo de trabalho. O Jurisprudent registra a fonte e a data de consulta de cada resposta, o que encurta a etapa de conferência sem substituí-la.

Duas rotinas curtas que o dia exige

Valores do cliente pedem registro no momento em que entram. O inciso XXI do art. 34 do Estatuto trata como infração recusar-se injustificadamente a prestar contas ao cliente de quantias recebidas dele ou de terceiros por conta dele, e em família alvarás, pensões e valores de acordo passam pela conta do escritório com frequência. Cada valor recebido gera comunicação ao cliente com origem, data e destinação, e o comprovante fica arquivado no caso.

A circulação de documentos pede a mesma disciplina. O art. 189, II, do Código põe em segredo de justiça os processos de casamento, separação de corpos, divórcio, separação, união estável, filiação, alimentos e guarda; o inciso VII do art. 34 do Estatuto trata como infração violar sigilo profissional sem justa causa; e a Lei Geral de Proteção de Dados alcança o dado confidencial antes de ele circular para fora do escritório. O alcance dessa reserva está na página do segredo de justiça, e a organização dos documentos por etapa, na página do checklist documental.