Checklist de documentos para inventário extrajudicial

A lista que o tabelião vai cobrar está no art. 22 da Resolução 35/2007 do CNJ, e reuni-la completa antes de agendar a lavratura é o que separa uma escritura de semanas de um processo que se arrasta por falta de certidão. Este checklist organiza os documentos por bloco, na ordem em que o cartório os confere, e fecha com as situações que mudam a lista, os casos de menor, incapaz ou testamento que a Resolução 571/2024 passou a admitir na via extrajudicial sob requisitos próprios. O funcionamento da via, com suas condições e vedações, está no guia do inventário extrajudicial.

Antes de juntar papel: o teste de viabilidade

• Todas as partes maiores, capazes e concordes quanto à partilha; qualquer litígio encerra a via de cartório.
• Advogado ou defensor público assistindo todas as partes (CPC, art. 610, § 2º), com procuração nos autos da escritura.
• Menor, incapaz ou nascituro entre os interessados: possível desde a Resolução 571, desde que o quinhão saia em parte ideal em cada um dos bens e o Ministério Público se manifeste favoravelmente (CNN, art. 12-A).
• Testamento deixado pelo falecido: a via extrajudicial exige autorização expressa do juízo sucessório, em sentença transitada em julgado, na ação de abertura e cumprimento do testamento (art. 12-B); havendo disposição irrevogável, como reconhecimento de filho, a escritura fica vedada e o inventário segue judicial.
• Bens situados no exterior: fora do alcance da escritura brasileira (Res. 35, art. 29).

Documentos do falecido

• Certidão de óbito (art. 22, "a").
• Documento de identidade oficial e CPF (art. 22, "b").
• Certidão de casamento do cônjuge sobrevivente e, se houver, o pacto antenupcial registrado (art. 22, "d"), tema que a página do pacto detalha.

Documentos dos herdeiros e do cônjuge

• Identidade oficial e CPF de todas as partes (art. 22, "b"), sempre no original (art. 23).
• Certidão comprobatória do vínculo de parentesco de cada herdeiro (art. 22, "c"): nascimento ou casamento, conforme o caso.
• Certidão de casamento dos herdeiros casados, acompanhada do pacto antenupcial de cada um, se houver (art. 22, "d"), porque o regime de bens do herdeiro define se o cônjuge dele precisa comparecer.

Documentos dos bens

• Imóveis urbanos: certidão de propriedade atualizada da matrícula, com ônus e ações (art. 22, "e").
• Imóvel rural: além da matrícula, o Certificado de Cadastro de Imóvel Rural, o CCIR (art. 22, "h").
• Móveis, veículos, participações societárias, aplicações e créditos: os documentos que comprovem a titularidade de cada um (art. 22, "f"), extratos, certificados e contratos na data do óbito.
• Ativos digitais com valor econômico: a relação entra no acervo, e o tratamento do acesso está na página da herança digital.

Bloco fiscal

• Certidão negativa de tributos (art. 22, "g"), abrangendo os incidentes sobre os bens do espólio.
• Recolhimento do ITCMD conforme a regra da unidade federativa do lançamento: a exigência de guia paga ou declaração aceita varia por estado, e o método de conferência por UF está no guia nacional do imposto.

Formalidades que travam a escritura na mesa do tabelião

• Originais ou cópias autenticadas para tudo, com exceção única das identidades das partes, que só valem no original (Res. 35, art. 23).
• A escritura menciona um a um os documentos apresentados (art. 24), de modo que faltas descobertas na hora adiam a lavratura.
• Conferir validade das certidões antes do agendamento: certidões de imóveis e negativas fiscais têm prazo de aceitação, e vencimento na véspera é a causa mais comum de reagendamento.